En el mes de abril de 1824 el H. Congreso Constituyente del Estado de Michoacán inició su existencia, organismo que fue heredero de la Diputación Provincial de Michoacán. El naciente Congreso recibió el Archivo que resguardaba información desde 1822, en el que se custodiaban documentos desde antes y durante la Diputación Provincial, referentes a: acuerdos, oficios sobre censo y estadística, panteones, Jura del emperador Agustín de Iturbide y su coronación, circulares, decretos, arrendamientos, milicias, Plan de Casamata, Juntas en Puebla y Celaya, Tratado de Córdova, Idea general de una nueva división del territorio del Estado de Michoacán en departamento y partidas, entre muchos otros. Por ello, el H. Congreso de Michoacán conserva su primer documento que data desde el año de 1796, que se refiere a Plan de sueldos y reglamento, sin embargo, “no se conserva completa la documentación de la Diputación Provincial por los avatares que ha sufrido la Patria, sobre todo en los primeros 50 años de vida independiente, el archivo de la   Diputación Provincial tampoco resguarda mucha documentación, gran parte de estos documentos desaparecieron y algunos otros se encuentran en el Archivo del Ayuntamiento de esta Ciudad”.[1] No obstante existen muchos documentos que se han extraviado por siempre.

En el año de 1975, el Dr. Xavier Tavera Alfaro, se encargó de rescatar el enorme repositorio documental, en donde también editó las Actas y los Decretos de los Tres Congresos Constituyentes del Estado (1824-1825; 1857-1858 y 1917-1918), la continuación de la Recopilación de leyes, decretos, reglamentos, circulares, etc. Publicada por don Amador Coromina. Fue en el año de 1990 que llegó la C. Beatriz Alvarado Hernández, quien fue invitada por él para laborar en el Archivo Histórico, en donde se dedicó a realizar la clasificación y  el inventario general de todos y cada uno de los documentos que ahí se encuentran, así como su ubicación en las cajas correspondientes, dicho índice fue realizado con el apoyo de tres prestadores de servicio social.  En 1994, cuando el Archivo del H. Congreso del Estado de Michoacán de Ocampo,  emprendió la aplicación de las nuevas tecnologías de la información para su Archivo, con la llegada del Lic. en Biblioteconomía Juan Carlos Villegas Medina, se realizaron los trabajos de descripción con el  programa Micro CDS Isis, para tal efecto desarrolló diversas bases de datos que registraban los expedientes derivados básicamente del proceso legislativo del Congreso.

El Archivo Histórico del H. Congreso de Michoacán, es considerado como el repositorio documental de la memoria de esta institución, el cual tiene bajo su responsabilidad la custodia, conservación, organización y difusión de los testimonios emanados de las diferentes Legislaturas del Estado de Michoacán. Es decir, corresponde al Archivo Histórico,  contar con información precisa que apoye la investigación y facilite la toma de decisiones en la actividad legislativa a través de herramientas que permitan la gestión de información de una manera efectiva y eficiente.

Cuenta con un  fondo documental denominado  “CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO” (1796-2009), el Congreso adopta para la organización de sus documentos los principios fundamentales de procedencia y respeto al orden original y para la descripción de los mismos emplea las normas ISAD (G) e ISAAR (CPF). Se lleva a cabo a través de un cuadro de organización orgánico-funcional, cuyo arreglo principal de sus fondos es por legislatura, el cual se divide por dos subfondos: el legislativo y administrativo, en los que se incluyen los siguientes niveles: secciones, subsecciones, series, cajas expedientes y documentos. El primer subfondo (el legislativo) tiene como propósito principal reflejar la función legislativa (el proceso legislativo, las comisiones y comités, los órganos del Congreso y sus funciones  y los expedientes personales de los diputados) que llevan a cabo los diputados del Congreso. El subfondo administrativo persigue reflejar la organización técnica y administrativa, la cual comprende: la Secretaría de Servicios Parlamentarios; Secretaría de Administración y Finanzas; la Contraloría Interna; y, la Auditoria Superior de Michoacán y dentro de cada uno ellos la oficinas que los integran. Sus series documentales están conformadas por expedientes relativos a: Leyes, Decretos, Reglamentos, Acuerdos, Minutas, Actas de Sesión, Informes de Auditoría, Cuentas Públicas, Informes de Gobierno y Educación, entre otros. En el Archivo Histórico del H. Congreso  de Michoacán, se elaboran los instrumentos descriptivos para la recuperación de la información: guías, inventarios, catálogos y bases de datos, los cuales facilitan la consulta de expedientes a los investigadores nacionales y extranjeros que lo visitan.

El Archivo Histórico cuenta con un Taller de Restauración y Conservación de papel, que surgió gracias a la preocupación de  la LXVI Legislatura, y del Dr. Xavier Tavera Alfaro, quien fuera Director del mismo, quienes empeñados en que fuera creada una área que se encargara de corregir  los efectos de deterioro y de asegurarles una permanencia  óptima a los documentos, propusieron su creación, en el entendido de que dichos documentos  no se vieran alterados en su contenido informativo y se conservaran sus valores culturales, con la finalidad de prevenir, retardar o corregir su deterioro y mantenerlos en condiciones estables para su uso. Fue así que el 8 de diciembre de 1995, se llevó a cabo tal propósito, quienes asesorados por la Restauradora Elvira Pruneda Gallegos, firmaron un convenio para que a través del INAH-Morelos, se capacitara al personal encargado de esa área, logrando así impartir un primer curso en ese mismo año y otro en 1997, pudiéndose restaurar un Primer Libro de Actas públicas identificado con el número 13 del año de 1833. Dicho proceso de restauración abarcó varias etapas.

Para tener acceso al Archivo Histórico del H. Congreso de Michoacán se deben de cubrir los requisitos que a continuación se detallan:

1.- Carta de presentación con fecha actualizada de la Institución de procedencia o a título personal, dirigida a la Directora del Archivo Histórico, en la cual se expongan los motivos y objetivos de su investigación, en caso de utilizar alguna cámara digital solicitar autorización para la reproducción de los documentos de su interés.

2.- Presentar una Identificación oficial vigente con fotografía.

3.- Registrar sus datos en el libro de control.