INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LAS CARÁTULAS DE LOS EXPEDIENTES

1. Área/ Unidad
2. Área generadora
3. Sección
4. Subsección
5. Serie
6. Subserie
7. Código de referencia
8. Número de expediente
9. Fecha de apertura
10. Fecha de cierre
11. Título del expediente
12. Alcance y contenido
13. Valor documental
14. Plazo de conservación
15. Destino final
16. Condiciones de acceso
17. Fundamento legal
18. Volumen
19. Soporte

1.- Área/ Unidad: Nombre de la unidad administrativa a la que pertenece el área que realiza la transferencia.

2. Área generadora: Área productora de la documentación.

3. Sección: Indicar el nombre y número mediante los cuales se identifica un conjunto de documentos (Consultar Cuadro de Clasificación Archivística en el área correspondiente).

4. Subsección: Indicar el nombre y número mediante los cuales se identifica un conjunto de documentos (Consultar Cuadro de Clasificación Archivística en el área correspondiente).

5. Serie: Indicar el nombre y número mediante los cuales se identifica un conjunto de documentos, (Consultar Cuadro de Clasificación Archivística en el área correspondiente, ver la parte de “Serie”.

6. Subserie: Indicar el nombre y número mediante los cuales se identifica un conjunto de documentos, (Consultar Cuadro de Clasificación Archivística en el área correspondiente, ver la parte de “Subserie”.

7. Código de referencia: Código de clasificación archivística que identifique la sección, serie y número de expediente; algunas dependencias o entidades utilizan hasta el nivel de subserie.

8. Número de expediente: Número asignado a cada expediente por el área generadora de la documentación.9. Fecha de apertura: Año con el que se inicia el trámite.

10. Fecha de cierre: Año del último documento con el que se concluye el trámite.

11. Título del expediente: Nombre del expediente.

12. Alcance y contenido: Describir el contenido del expediente, sin usar palabras como: documentación varia, abreviaturas, siglas, claves y/o nombres.

13. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

14. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en Reglamento para la Organización, Descripción y Conservación del Archivo Institucional de la UMSNH.

15. Destino final. Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

16. Condiciones de acceso

(P/R/C/M) Indicar la letra inicial del carácter del documento
     P = Público
     R = Reservado
     C = Confidencial
     M = Mixto

17. Fundamento legal: Poner el fundamento legal en el cual se respalda la clasificación de la información como reservada o confidencial.

18. Volumen: Consignar el volumen de la serie documental especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas según sea el caso.

19. Soporte:
Papel, Audiovisuales: son los que reproducen el documento y su información por imágenes o sonido. Encontramos la fotografías, microformas (imágenes fotográficas remitidas de documentos que utilizan un lector para ser leídas ej. microfichas). Otros soportes son las películas, cintas, vídeos, etc. Informáticos: registran la información por medio de símbolos legibles a máquina. Ej. la cinta magnética y los discos ópticos., etc.